+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как провильно оформляются входящие документы

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Правила оформления документов. Часть 1 (Схема расположения реквизитов)

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Правила оформления документов в делопроизводстве

Оформление официальных документов — важная составляющая процесса делопроизводства. Специфические правила записи информации определены для большинства типов документов: от писем до локальных нормативных актов.

Официальная документация обладает свойством юридической силы, которое обеспечивается в первую очередь наличием обязательных элементов — реквизитов. Правила оформления документов регламентируются государственными стандартами и унифицированными системами. Несмотря на то что документационное обеспечение управления является прикладной сферой, делопроизводственные процессы, связанные с созданием и хранением документов, играют важную роль в деятельности любой организации.

Элементы документооборота компании можно классифицировать в зависимости от вида деятельности, наименования документа, места его составления, степени секретности, юридической силы, степени обязательности, характера содержания. Это далеко не полный перечень факторов, влияющих на классификацию. Кроме того, каждая область деятельности оперирует специфическими видами документов.

В качестве примера можно привести производственную или инженерную документацию, без которой не обходится деятельность любой организации, занятой в промышленной сфере. Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно.

К основным правилам оформления документов можно отнести в первую очередь схемы расположения реквизитов и их перечни. Он распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

В стандарте определены: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба РФ. Правила оформления документов, регламентированные Госстандартом, требуют от официального документа наличия постоянных и переменных реквизитов. Все обязательные элементы можно отнести к нескольким основным видам:.

К входящим относятся документы, поступающие в компанию из других предприятий по разным каналам связи. Они также требуют соответствующего оформления, несмотря на то что создаются вне фирмы. Речь идет в первую очередь о регистрации входящей корреспонденции. Все поступающие документы можно разделить на регистрируемые и нерегистрируемые. Первоочередной регистрации подлежат те, что имеют сжатые сроки для ответа.

Например, налоговая документация. Каждый поступивший документ должен быть зарегистрирован один раз, непосредственно в день поступления. Для этого лицо, ответственное за входящую корреспонденцию на практике чаще всего это секретарь или офис-менеджер компании , проставляет на нем отметку о поступлении.

В большинстве организаций для этого используется соответствующий штамп. Отметка содержит наименование предприятия, дату и время поступления документа, количество листов и входящий номер. Как правильно согласовывать документы? Правила оформления входящих документов схожи в большинстве компаний.

Среди входящих писем нужно выделить те, которые не подлежат регистрации рекламу, информационные материалы для ознакомления, поздравительные письма и телеграммы. Остальным же необходимо присвоить регистрационный номер.

Нумерация может быть как валовой, так и дополненной определенными индексами. Это может быть индекс, характеризующий канал поступления, подразделение, осуществляющее регистрацию или любой другой индекс, облегчающий последующую работу. Основное требование к регистрационному номеру — его уникальность. Многие компании вводят журналы учета входящих документов. В регистрационную форму такого журнала вносят дату поступления, исходящий номер отправителя и его наименование, вид документа и его краткое содержание.

Входящая корреспонденция с резолюцией уполномоченного лица передается исполнителю, а затем направляется в архив организации. К исходящим относят документы, созданные в компании для последующей отправки за ее пределы: в другие организации или частным лицам. Правила оформления исходящих документов требуют их регистрации в день подписания или утверждения. Исходящая корреспонденция также обладает рядом обязательных реквизитов, облегчающих ее учет.

В первую очередь это номер и дата подписания или утверждения, заседания или принятия решения. Регистрационный номер проставляют на первой странице документа.

Он содержит порядковый номер, информацию о корреспонденте и исполнителях. Кроме того, номер может содержать данные о структурном подразделении номер согласно штатному расписанию , индекс по номенклатуре дел и типовой код.

Для удобства исходящую корреспонденцию разделяют на группы, имеющие единый вид и место регистрации. Так, например, объединяют приказы, распоряжения, служебные записки, акты, протоколы и т. Для исходящих документов в организации может существовать отдельный журнал регистрации. В записи об исходящем письме указывают его номер и дату создания, адресата, краткое содержание, сведения о лице, подписавшем документ, отметку об исполнении, номер архивного дела. Правила оформления документов регламентируются действующими нормами законодательства.

В настоящее время все требования, относящиеся к делопроизводственному обеспечению, содержатся в различных законодательных и нормативных актах, что вызывает определенные сложности при оформлении официальной документации. Важно помнить о том, что юридическая сила любого документа зависит от правильности его оформления. Таким образом, знание нормативной базы необходимо для специалистов в области делопроизводства.

Правила оформления документов могут быть закреплены в локальном нормативном акте, инструкции по делопроизводству компании. Однако она должна полностью соответствовать действующим требованиям законодательства.

Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Хороший секретарь и помощник руководителя не ищет шаблоны документов в поисковиках, а использует проверенные образцы, которые разработали эксперты. Вы в одном шаге от базы документов для зарегистрированных пользователей нашего сайта. Скорее регистрируйтесь, чтобы скачать документ и получить доступ к образцам, за которые не стыдно перед руководителем. Это бесплатно и займет одну минуту.

Ошибки в текстах и документах, в которых обвинят секретаря: как избежать. Ввести код доступа О журнале. Проверьте, готовы ли вы к сложным телефонным переговорам Совет от редактора Делопроизводство Документооборот Архивное дело Деловой этикет Секретарь руководителя Законодательство Документационное обеспечение Системы делопроизводства Система документооборота Электронный документооборот Документы делопроизводства Регистрация документов Оформление документов Экспертиза ценности Деловые переговоры Деловая переписка Все 62 темы.

А еще Статьи Оформление документов. Правила оформления документов. Темы: Документооборот Документационное обеспечение Документы делопроизводства Оформление документов. Статьи по теме Документооборот на предприятии: правила и принципы Делопроизводство: образцы документов Бланк строгой отчетности в году Как прошивать документы. Основные правила оформления документов Элементы документооборота компании можно классифицировать в зависимости от вида деятельности, наименования документа, места его составления, степени секретности, юридической силы, степени обязательности, характера содержания.

На основе перечисленных признаков выделяют следующие виды документации: организационно-правовую; плановую; распорядительную; справочную; аналитическую; отчетную; финансовую; договорную; документацию по личному составу. Оформляем документы правильно К основным правилам оформления документов можно отнести в первую очередь схемы расположения реквизитов и их перечни. Все обязательные элементы можно отнести к нескольким основным видам: формуляр документа обязательные реквизиты ; бланк документа реквизиты, содержащие информацию об авторе ; заголовочная часть сведения об организации ; содержательная часть основная часть, назначение и смысл ; оформляющая часть реквизиты, подтверждающие подлинность и достоверность информации.

Правила оформления входящих документов К входящим относятся документы, поступающие в компанию из других предприятий по разным каналам связи. Правила оформления исходящих документов К исходящим относят документы, созданные в компании для последующей отправки за ее пределы: в другие организации или частным лицам.

Вложенные файлы Доступно только авторизованным пользователям. Доступно только подписчикам. Важное в июне Руководитель — секретарь: как определить ваши психотипы и сработаться со сложным шефом Как правильно написать заявление?

Как правильно изъять документ из дела? Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы проявляете инициативу на работе? Меня это мотивирует. Если новые задачи не мешают основным. Только когда нет другого выхода. Не люблю расширять круг своих обязанностей. Инициатива наказуема!

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой! Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Вопрос - ответ Отвечаем на Ваши вопросы Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?

Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут?

Читайте ответ на вопрос. Новости по теме. Как уничтожить копию документа, которую включили в личное дело. Росархив изменит сроки хранения кадровых документов. В единую биометрическую систему добавят номер телефона и электронную почту. Трудовые договоры станут электронными уже осенью.

Входящие документы: тонкости и нюансы обработки

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов.

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов.

Обработка документов. Экспертиза ценности документов. Входящий документ поступающий документ — документ, поступивший в учреждение. Исходящий документ отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Образцы основных документов делопроизводства

Оформление официальных документов — важная составляющая процесса делопроизводства. Специфические правила записи информации определены для большинства типов документов: от писем до локальных нормативных актов. Официальная документация обладает свойством юридической силы, которое обеспечивается в первую очередь наличием обязательных элементов — реквизитов. Правила оформления документов регламентируются государственными стандартами и унифицированными системами. Несмотря на то что документационное обеспечение управления является прикладной сферой, делопроизводственные процессы, связанные с созданием и хранением документов, играют важную роль в деятельности любой организации. Элементы документооборота компании можно классифицировать в зависимости от вида деятельности, наименования документа, места его составления, степени секретности, юридической силы, степени обязательности, характера содержания. Это далеко не полный перечень факторов, влияющих на классификацию. Кроме того, каждая область деятельности оперирует специфическими видами документов. В качестве примера можно привести производственную или инженерную документацию, без которой не обходится деятельность любой организации, занятой в промышленной сфере.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Регистрация документов. Экспертиза ценности документов. Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Входящие документы - важнейшая часть документооборота предприятия.

Документационное обеспечение учреждения — не такая легкая работа, как может показаться на первый взгляд. Делопроизводство в ДОУ— образцы документов, приказы, правильно оформленные — это база любой организации. На документоведах лежит серьезная и ответственная задача по соблюдению норм и правил при составлении бумаг и работе с ними.

Регистрация входящих документов

Всем специалистам, ответственным за документооборот, следует обратить внимание на вступление в силу с Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Организация работы с документами - одна из основных составляющих делопроизводства. Из предыдущих разделов Вы узнали о том, какие виды документов различают в делопроизводстве. Вы уже знаете, как правильно составить документ, какие реквизиты необходимо указать. Но для того, чтобы сделать работу с документами наиболее удобной для всех сотрудников, необходимо создать систему документооборота. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например:.

Темы заданий

.

Образцы основных документов делопроизводства Делопроизводство в ДОУ— образцы документов, приказы, правильно оформленные — это стандарта в отношении регистрации входящих документов в.

.

Регистрация документов

.

Правила оформления документов

.

.

.

Обработка документов

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Марина

    Забыли один тонкий момент осветить. Есть еще одна причина по которой могут прикопаться.